Gizlilik ve KVKK Aydınlatma Metni

Veri sorumlusu

Bu metin, Kolekto platformunu ("Platform") ziyaret eden ve kullanan kişilerin kişisel verilerinin 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ("KVKK") kapsamında nasıl işlendiğini açıklar. Veri sorumlusu: KOLEKTO TEKNOLOJİ ANONİM ŞİRKETİ (MERSİS: 0575108963000001, VKN: 5751089630), Gülbahçe Mah. Gülbahçe Cad. Kuluçka Merkezi Binası No: 1/45 İç Kapı No: 21 Urla / İzmir. İletişim: info@kolekto.com.tr. Platformda iki ayrı rol vardır. Web sitesi ziyaretçileri, iletişim formunu dolduranlar ve hesap sahipleri için veri sorumlusu Kolekto'dur. Kurumların Platforma girdiği çalışan, müşteri ve iş verileri için veri sorumlusu ilgili kurumdur; Kolekto bu verileri kurumun talimatıyla ve kurumla yaptığı sözleşme çerçevesinde veri işleyen olarak işler. Kurum çalışanları kendi verileriyle ilgili taleplerini önce kurumlarına iletir; Kolekto kuruma bu taleplerin karşılanmasında destek olur.

İşlenen veriler

İletişim formu üzerinden ad soyad, e-posta adresi, telefon numarası ve isteğe bağlı şirket bilgisi; platform kullanımında ise hesap bilgileri, oturum kayıtları (IP adresi, tarayıcı bilgisi) ve işveren tarafından girilen özlük bilgileri işlenir. Kurum modüllerine göre ayrıca; duyuru onaylarında onay anı, IP adresi ve tarayıcı bilgisi; kurum rehberinde işverenin İK kaydından alınan iş telefonu, dahili, şirket cep telefonu, iş e-postası, fotoğraf ve konum; kişisel ajandada yalnızca sahibinin görebildiği görev ve notlar; ortak alan rezervasyon kayıtları; kurum indirimlerinde çalışana atanan kod bilgisi işlenir. İndirimlerin kim tarafından kullanıldığına ilişkin veri tutulmaz. Platform yalnızca oturumun sürmesi için zorunlu çerez kullanır; reklam, izleme ya da üçüncü taraf analitik çerezi kullanılmaz.

İşleme amaçları ve hukuki dayanak

İletişim formu verileri talebinizin yanıtlanması için (KVKK m.5/2-c ve f); hesap ve oturum verileri hizmet sözleşmesinin kurulması ve ifası ile güvenliğin sağlanması için (KVKK m.5/2-c, ç ve f) işlenir. Veriler; görüşme taleplerinin yanıtlanması, hizmetin sunulması ve güvenliğinin sağlanması, yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi ve hizmet kalitesinin geliştirilmesi amaçlarıyla sınırlı olarak işlenir. Kurum yöneticilerine sunulan kurum sağlığı göstergeleri meşru menfaat (KVKK m.5/2-f) kapsamında ve toplulaştırılmış olarak hesaplanır; kişi düzeyinde bilgi yalnızca yasal yükümlülüklerin takibi ve erişim güvenliği (örneğin ayrılan bir çalışanın açık kalan hesabı) için gösterilir, bireysel puan üretilmez. Kurum içi mesajlaşma içerikleri, kurumun yetkilendirdiği kişilerce yalnız gerekçe girilerek, süreyle sınırlı ve her erişim kayıt altına alınarak görüntülenebilir; bu işleme meşru menfaat ve hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi (KVKK m.5/2-ç ve f) kapsamında ve ölçülülük ilkesine uygun olarak yapılır. Müşteri Yönetimi'nde satış aktivite verisi hedef takibi amacıyla işlenir; satıcı başına yalnızca sayı gösterilir, satıcılar sıralanmaz. Sistem yöneticisi bir kurumu destek amacıyla "kullanıcı olarak gör" ile inceleyebilir; bu erişim gerekçe ile başlar, en fazla 60 dakika sürer, mesajlaşma ve dijital kasa içeriklerine kapalıdır ve her adımı kayıt altına alınır.

Verilerin tutulduğu yer ve aktarım

Platform, veritabanı, belgeler ve yedekler Türkiye'de, Amazon Web Services'in İstanbul bölgesindeki veri merkezlerinde tutulur. Kurum verileri Türkiye dışına taşınmaz.

Bildirim, davet ve parola sıfırlama e-postaları da Türkiye'de, İstanbul'daki kendi e-posta sunucumuz üzerinden gönderilir. Bu kapsamda alıcının adı, e-posta adresi ve ileti içeriği Türkiye'de işlenir.

Kişisel veriler yurt dışına aktarılmaz ve üçüncü kişilerle paylaşılmaz; yalnızca kanunen yetkili kamu kurumlarının usulüne uygun talebi hâlinde paylaşılır. Web sitesinde ve platformda üçüncü taraf izleme ya da analitik aracı kullanılmaz.

Saklama süreleri

Veriler aşağıdaki süreler boyunca saklanır; süresi belirli kayıtlar süre sonunda otomatik olarak silinir ya da anonimleştirilir.

Kanunen daha uzun saklama zorunluluğu bulunan kayıtlar (örneğin özlük dosyası, İSG kayıtları) kurumun veri sorumlusu olarak belirlediği yasal süreler boyunca tutulur.

Veri Güvenliği

Kişisel veriler şifreli bağlantı üzerinden iletilir; parolalar geri döndürülemez şekilde, oturum tokenları karma (hash) olarak saklanır. Belgelere erişim süreli imzalı bağlantılarla sağlanır ve her organizasyonun verisi birbirinden izole tutulur. Kişisel takvim beslemesi yalnızca sahibine verilen, istendiğinde yenilenebilen bir bağlantıyla sunulur; günlük notlar dış kaynaktan içerik yüklemez. Sunucu diskleri ve yedekler şifreli tutulur; kurumlar arası yalıtım kuralı her yayında otomatik denetimden geçer ve çalışma anında da zorunlu tutulur. Kurumlar tüm kullanıcıları için iki aşamalı doğrulamayı zorunlu tutabilir; kritik işlemler ve özel nitelikli veriye erişim gerekçesiyle birlikte kayıt altına alınır.

Haklarınız

KVKK m.11 kapsamında; verilerinize erişme, düzeltilmesini veya silinmesini talep etme, işlemeye itiraz etme ve zararın giderilmesini talep etme haklarına sahipsiniz. Başvurunuzu info@kolekto.com.tr adresine ya da Gülbahçe Mah. Gülbahçe Cad. Kuluçka Merkezi Binası No: 1/45 İç Kapı No: 21 Urla / İzmir adresine yazılı olarak iletebilirsiniz. Başvurular en geç 30 gün içinde ücretsiz yanıtlanır. Bir kurumun çalışanı ya da müşterisi olarak işlenen verileriniz için başvurunuz, veri sorumlusu olan kuruma yönlendirilir.

İletişim

Veri sorumlusuna ilişkin talepleriniz için: info@kolekto.com.tr