Muhaberat

Kolekto'nun Muhaberat modülünde kaydedilen gelen evrak bir çalışana ya da birime "gereği için" veya "bilgi için" sevk edilir; gereği için yapılan sevke not ve son tarih eklenebilir. Sevk edilen kişilere ve birim üyelerine bildirim gider, yanıt süresi yaklaşan ve geçen evrak için ayrıca uyarı gönderilir.

Kolekto'nun Muhaberat modülünde doğrulama ayarı açıkken (varsayılan) numara alan yazının PDF'ine 12 karakterlik bir doğrulama kodu ve doğrulama adresi basılır. Alıcı bu kodu herkese açık doğrulama sayfasına girerek yazıyı gönderen kurumu, sayıyı, tarihi ve yazının geçerli mi iptal mi olduğunu görür; gizlilik dereceli yazılarda konu gösterilmez.

Onay akışını kurum Süreç Yönetimi'nde kendisi tasarlar: her talep türü için onay, görev, bildirim ve yükseltme adımları sürükle-bırak tasarımcıda tanımlanır; kademe sayısı serbesttir. Onaycı organizasyon şemasından türetilir: yönetici zinciri, bölüm başkanı, unvan sahibi ya da yetki zinciri. Onaycı izindeyse vekili, yöneticisi ya da yedek onaylayan devreye girer; süresi geçen adım SLA kuralıyla yükseltilir. Her adım ilerleme göstergesinde ve kullanıcı hareketlerinde görünür.

Kurumlar arası yalıtım üç katmanda uygulanır: her sorgu organizasyona göre kapsamlanır ve bu kural otomatik denetimle düzenli olarak doğrulanır; dosyalar herkese kapalı bir depoda tutulur ve yalnızca kısa ömürlü imzalı bağlantılarla, yetki kontrolünden sonra sunulur; dosya yolları da kuruma göre ayrılmıştır. Bunlara ek olarak rol tabanlı yetkilendirme, karma saklanan oturum tokenları ve kritik işlemler için denetim kaydı vardır. İç iletişim mesajları sunucuda şifreli saklanır; kurum, yazışmaların yönetim panelinden denetlenebilir mi yoksa gizli mi olacağını kendisi seçer.

Erişim rol bazlıdır: özlük bilgilerini yalnızca İK modül yetkisi olanlar görür; her çalışan kendi bilgilerine erişir. Kritik işlemler denetim kaydına işlendiği için kimin ne gördüğü ve ne değiştirdiği izlenebilir.